Destination séminaires en Région Centre - Val de Loire
Les conseils du Club Val de Loire Séminaire
10. Gérez les inscriptions et les invitations à votre séminaire
Lorsque vous aurez validé votre date définitive, votre lieu, et mis en forme les grandes lignes de votre programme vous pouvez lancer les invitations à votre séminaire.
Selon la taille de votre manifestation, son importance, la distance à parcourir pour les participants pour se rendre à l'événement, les besoins éventuels en termes de réservations hôtelières, la difficulté à mobiliser les participants et le temps nécessaire aux relances, l'envoi des invitations doit se faire plus ou moins tôt par rapport à l'évènement.
Vous pouvez également envisager de communiquer sur votre séminaire en envoyant un message invitant vos participants à bloquer leurs agendas en attendant l'invitation définitive et leur communiquer les détails ultérieurement.
Pour un événement classique à l'attention des clients, une invitation entre 3 semaines et un mois avant l'événement est à prévoir.
Pour des réunions de travail en interne régulières, vous pouvez convenir de planning de réunions à l'avance, une date par mois ou par trimestre et confirmer les détails 1 à 2 semaines avant, selon la préparation à prévoir pour chacun.
Selon la taille de votre séminaire, fixez une date limite d'inscription qui vous permette de faire toutes les relances nécessaires (courriers et/ou mails et/ou téléphone selon vos relations avec les personnes conviées).
Un coupon réponse détaillé bien conçu vous permettra de disposer de toutes les informations dont vous aurez besoin, sans avoir à recontacter les participants.
Les nouvelles technologies en matière d'organisation d'événements apportent désormais de nouvelles solutions pour gagner en efficacité. La mise en place d'un site Internet dédié à votre événement avec la possibilité de faire remplir les formulaires d'inscription par vos participants directement en ligne vous fera gagner un temps très précieux.
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